《文物艺术品拍卖标的保存管理指导规范》

【发布单位】 中国拍卖行业协会
【发布时间】 2014年9月
 
1.范围
本规范确定了文物艺术品拍卖标的存放、包装、运输等保管方面的基本要求。
本规范适用于中华人民共和国境内的文物艺术品拍卖活动。
2.术语和定义
《文物艺术品拍卖规程（SB/T 10538-2009）》确立的术语和定义适用于本规范。
2.1 拍卖标的存放
拍卖人为避免拍卖标的受损，依照拍卖标的的材质、包装形态、质量以及安全要求，设定合理的存放方式。
2.2 库房管理制度
拍卖人为确保拍卖标的安全而建立的有关库房管理制度。
2.3 拍卖标的点交
交接双方对拍卖标的名称、编号、数量和保存状况等基本信息进行详细记录、核对和交接的过程。
2.4 拍卖标的记录
拍卖人对拍卖标的相关信息的记录和管理。
2.5 拍卖标的包装
拍卖人使用适当的包装材料、容器、方法，采用相关的技术设备和手段，对拍卖标的进行外部保护的过程。
2.6拍卖标的运输
拍卖人因巡展、预展或其它原因，大规模或长途携带、运送拍卖标的。拍卖标的运输包括拍卖人携带及委托第三方托运等方式。
3.拍卖标的保存管理
3.1 库房管理基本要求
3.1.1拍卖人应建立库房管理制度，至少包含人员进出库房管理，拍卖标的进出库管理，拍卖标的存放、盘点、移交管理，拍卖标的运输包装管理，库房设施和设备定期检查、维修管理等内容。
3.1.2库房帐、物须指定专人分开管理。
3.1.3库房管理人员须尽职尽责，坚持原则。
3.1.4库房管理人员应保持库房整洁，注意库房内温、湿度适宜。
3.1.5 库房管理应定期从防火、防盗、防潮、防霉、防虫蛀等方面进行风险评估与防范。
3.1.6 库房禁止用作拍卖标的保管以外的用途，包括照相、办公以及非相关物品储存等。
3.2库房基本设施
3.2.1拍卖标的库房符合国家安全建筑标准和消防要求。
3.2.2拍卖标的库房应安装适合的影像采集、报警和消防系统，满足各类拍卖标的基本的安全保管条件。对有特殊保管要求的拍卖标的，应视情况配备相应的防水、防尘、防虫、防火、防盗等保管设施。 
3.3 拍卖标的存放
3.3.1 库房存放拍卖标的，应按照拍卖标的材质、包装形态、质量以及安全要求，设定合理的存放方式，避免拍卖标的受损。
3.3.2 库房存放拍卖标的应放置有序、标识清晰，便于查找和提取。
3.3.3 尚未签署委托拍卖合同或需暂存库房的拍卖标的，交接双方须以书面形式签署点交及暂存记录。临时存放拍卖标的须经企业有关责任人同意。
3.3.4 未上拍和流标的拍卖标的，拍卖人应及时通知委托人取回，并告知其保管期限。
3.3.5拍卖人应以书面形式与委托人、买受人明确拍卖标的保管期限及超期存放的处理。
3.3.6库房管理人员在每场拍卖会结束后，对库存本场拍卖标的进行账、物盘点。
3.4 拍卖标的记录
3.4.1 签署委托拍卖合同并移交拍卖人保管的拍卖标的，拍卖人自交接起，应记录拍卖标的基本信息和状况，直至拍卖标的完成交割或退回后存档。
3.4.2 拍卖标的记录一般包括：委托拍卖合同编号、委托人、保留价等基本情况；拍卖标的名称、尺寸、数量、质地、形式、作者、创作年代、瑕疵、装裱、包装等拍卖标的状况；拍卖标的的出版、著录、入关手续、购藏记录等相关资料。图录编辑后，增加上拍情况、图录编号等。拍卖结束后，增加拍卖标的成交、提货情况。
3.4.3 拍卖人保管拍卖标的期间，如受委托人要求对拍卖标的进行修复的，需明确责任，并建立完善的修复记录存档备案。
3.4.4 拍卖人应安排专人负责档案保管，拍卖人可根据信息的重要性制定拍卖标的记录保密级别及调取规范。
3.5 拍卖标的出入库管理
3.5.1拍卖标的出入库房，须建立齐备的出入库手续和登记，建议采用电子化管理方式。
3.5.2拍卖标的入库点交，库房保管员须核对拍卖标的的名称、数量、保存状况以及附加材料等。
3.5.3买受人持拍卖标的提取凭证办理提取手续。买受人提取拍卖标的后，拍卖人应当场收回拍卖标的提取凭证。
买受人委托他人提取拍卖标的时，代理人应出具买受人的授权委托书及拍卖标的提取凭证。授权委托书应载明代理人的姓名或者名称、身份证件种类以及号码、代理事项、代理权限和有效期。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复制留存。
3.5.4 委托人凭委托拍卖合同及有效身份证件领取拍卖标的。
委托人委托他人办理领取事宜时，代理人应出具委托人的授权委托书。授权委托书应载明代理人的姓名或者名称、身份证件种类以及号码、代理事项、代理权限和有效期。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复制留存。
3.5.7 拍卖标的临时出库的，由库房保管员负责拍卖标的安全；拍卖标的暂时离开企业营业场所的，须经企业有关负责人批准，并应填写《拍卖标的临时出、入库登记表》（见附录A），安全由携带人负责。
3.6拍卖标的保管操作要求
3.6.1 接触拍卖标的时，应保持手部清洁与干燥，并根据需要佩戴手套、口罩。
3.6.2 接触易损拍卖标的时，严禁佩戴饰物。
3.6.3 接触拍卖标的时，应选择其最佳受力点，轻拿轻放。
3.6.4 接触可分离部件的器物，应将各部分分开持拿。
3.6.5 向他人移交易碎类拍卖标的，应以稳固平台为载体，禁止手递手移交。
3.7库房安全管理
3.7.1库房应严禁烟火，在明显处悬挂禁止烟火标志。库房内及附近严禁放置易燃易爆物品。
3.7.2库房管理员应定期检查各类库房设施，填写检查记录，如有故障，立即修理、更换。
3.7.3非库房管理人员进入库房应有库房管理员在场。
    3.7.4所有进入库房人员禁止携带私人箱包、提袋、大衣、雨具及易燃易爆品，库房内不宜使用钢笔、印油等易污损拍卖标的的文具。
3.8库房门禁管理
3.8.1 库房门禁应采用双人交叉式管理，由专人分开负责，并在企业相关部门登记备案。
3.8.2 库房门禁严禁乱扔、乱放或借予他人。
3.8.3 库房门禁丢失，应立即报告企业相关负责人。
3.9 库房盘点管理
3.9.1拍卖人应建立库房定期盘点制度，对库存拍卖标的进行定期盘点。盘点数量与账面数量若有差异，应立即会同相关部门查明原因，及时处理。
3.9.2库房管理员岗位变更时，应按规定履行拍卖标的移交工作。
4.拍卖标的运输包装
4.1 拍卖标的包装基本要求
4.1.1 拍卖人应根据拍卖标的材质、体积、存放要求等因素选择适合的包装形式，利用相关的技术设施设备，对拍卖标的进行安全保管。
4.1.2 包装时应注意对拍卖标的内部结构、质地及表面层进行保护。
4.1.3 拍卖标的包装须注意防水、防潮、防霉、防虫、防震和防变形等。
4.2内包装要求
4.2.1 内包装箱（盒）的规格应依据拍卖标的的外形、尺寸而定。 
4.2.2 易碎类拍卖标的一般应在内包装箱（盒）内填充软絮，减少移动过程中拍卖标的的震动、摩擦和碰撞。
4.2.3 拍卖标的包装，须事先检查瑕疵，并做特别处理。
4.2.4 拍卖标的可移动的附件，可置于同一包装箱内。无法装入同一包装箱内的，可独立包装，但须加注标识，以确定分开包装的物品属同一标的。
4.2.5 对带有原包装/原装裱的拍卖标的，拍卖人应按照委托人意见，对其原包装/原装裱进行保管。
4.3 外包装要求
4.3.1 外包装是将配有内包装的拍卖标的根据装箱的规格，选择适宜的包装方法和材料，实现防潮、防水、防震、防摩擦，防挤压和防温湿度变化等。
4.3.2 外包装箱的规格须考虑所要搭乘的交通工具的各部位的宽度和高度，以保证有足够空间使包装箱通过。
4.3.3 拍卖标的的外包装箱建议选择结构合理，坚固耐用，拆御方便的包装箱/盒。
4.3.4 将若干个内包装箱集中放置外包装箱时，根据拍卖标的的材质、器型码放，严禁将易损拍卖标的倒置。
4.3.5 对于体积、重量较大的拍卖标的，可先将其边、角和镂空处等进行保护，再对整体进行固定。
4.3.6运输前，如有特别保管要求的，拍卖人可在外包装箱上清晰、醒目标识出勿压，易碎，不可倒置，小心轻放等标志。
4.4 拍卖标的运输
4.4.1 拍卖人进行巡展、预展等活动，必须安排专职人员全程押运或全程跟随；对于体积、重量较大的拍卖标的，可委托具有相应专业能力的公司进行运输。
4.4.2 委托第三方运输拍卖标的，拍卖人须与承运方履行交接手续并告知其拍卖标的的特质及运输注意事项。
4.4.3 对于易损或本身有瑕疵的拍卖标的，拍卖人可在运输前记录其保存状态、瑕疵情况。
4.4.4 采用全封闭箱式货车进行拍卖标的运输时，拍卖人应合理码放外包装箱于车内，并固定位置；发车前、停车后，随车人员须对拍卖标的装载的牢固程度进行检查。
4.4.5 采用火车、飞机等公共交通方式运输拍卖标的，拍卖人在包装箱通过安检通道时，应注意勿被挤压、剐蹭；对于易损或价值贵重的拍卖标的，拍卖人可安排专职人员随身携运。
4.4.6 随身携运拍卖标的，携带人作为拍卖标的运输安全负责人，应做到物不离人。
4.4.7 拍卖标的运输应做好保密和安全防范措施。
4.4.8 拍卖人应注意尽量减少包装箱的装卸次数。
4.4.9 拍卖标的运达目的地后，尽快送至展场或库房，当场进行交接，交接双方须详细清点拍卖标的数量，检查保存状态等。
5.拍卖经营安全管理
5.1 拍卖标的保险
5.1.1在委托人与拍卖人签订委托拍卖合同并将拍卖标的交付拍卖人后，委托人要求为拍卖标的安排保险的，拍卖人应代为安排保险,相关费用由委托人承担。无法投保的，双方另行约定拍卖标的风险责任。
5.1.2拍卖人为拍卖标的所签署的保险，为拍卖标的安全的保护性条款，并非拍卖人对拍卖标的价值的保证或担保。
5.2 展场拍卖标的保管
5.2.1 拍卖人应选择符合安保要求的场地进行拍卖标的预展、巡展等活动。展览前，拍卖人应与场地、布展、安保、监控等相关合作方制定活动预案，明确各方责任人，确保活动有序进行。
5.2.2 拍卖人应在展览场地安排监控设施，选择具有相应专业能力的监控公司、安保公司等。
5.2.3 展览场地应具备消防设施设备。
5.2.4 展场布置应避免占用、遮挡消防通道。
5.2.5 展览现场，监控方应在拍卖标的到位前完成布置，并检测效果。现场监控应无死角、24小时不间断并持续到拍卖标的全部撤展后。
5.2.6 拍卖人应根据拍卖标的及展览场地的实际情况，合理设计展区、搭建展具。展具、灯具等应符合国家安全标准及相应拍卖标的的特殊要求。
5.2.7拍卖人应指定具有专业能力的工作人员参与布展、现场服务工作，并细化责任人。现场工作人员不得私自离岗、换岗。
    5.2.8现场工作人员交接班时须进行拍卖标的点交，确认拍卖标的数量、状态等，如有异常情况，应立即向企业相关负责人汇报。（《拍卖标的点交记录》，见附录B)
5.2.9展览开始后，如需调换拍卖标的位置，须经企业相关负责人同意。现场工作人员取放拍卖标的时，须放置平稳。拍卖标的交予他人审看时，不可离开现场工作人员视线。
5.2.10 对于光照、温湿度要求较高的拍卖标的，展场应具备相应调节方案。
5.2.11 展览现场应设置临时库房，当日展览结束后，每间库房建议预留不少于两名公司职员值班。非值班人员不得留宿库房，如需进入库房，应经企业相关负责人批准。
5.3 拍卖经营场所安全管理
5.3.1拍卖人应在办公场所的出入口安装监控设备，并安排人员负责监控。
5.3.2 拍卖人应建立消防安全管理制度，制定消防、防汛等应急预案，落实各项安全工作责任人。
5.3.3拍卖人应定期检查电器设备、线路和消防设备。
5.3.4拍卖人应定期组织员工进行消防、安全培训，增强员工的安全责任意识和风险防范意识。
 
 
 
 
 
 
 
附 录 A
（资料性附录）
 
《拍卖标的临时出、入库登记表》